Organizando documentos pessoais

Voltamos a programação normal.... se eu pudesse dar um nome à última semana, certamente ela chamaria "montanha-russa". Mas o assunto de hoje não é a semana turbulenta que tive, ao contrário, é organização. E de documentos gerais. Digo gerais porque hoje abordaremos como eu organizo atualmente os NOSSOS documentos pessoais, da casa, dos pets e da moto. Sim, amigos, NOSSOS, porque a tarefa de organizar somente minhas coisas já era de deixar cabelos em pé, imagina de duas pessoas.

Então respira, não pira e bora pegar um papel e uma caneta para anotar dicas valiosas. E eu te garanto uma coisa: uma vez que  você organize, acredite, manter tudo em ordem é super simples. Prometo. Vamos lá?

~Primeiro passo: separar todas as contas por setores~

Mesa da cozinha vazia e um tempinho. É tudo que você precisa para começar a colocar a casa em ordem. Abaixo você vai encontrar a validade de cada comprovante, e antes de começar qualquer organização, dou uma geral e já picoto e coloco no lixo tudo que já não precisa mais estar lá.

Após esse destralhe, separo todos os seus documentos por setores, e depois subsetores. Vou te dar um exemplo: quando comecei organizar nossos documentos, separei em casa, saúde, certificados, documentos, banco e trabalho. Fiz 4 montinhos de papéis na mesa.

Comprei uma pasta com sanfonada e depois comecei a destrinchar cada montinho de papel. Ficou assim:

• Casa

Separei em subgrupos denominados CONTAS, REFORMA, GARANTIAS, MANUAIS. Já fui escrevendo nas etiquetas da pasta essas denominações. Separei todos os papéis e já fui alocando cada um no seu setor. 

Em contas ficaram os boletos de internet, lojas, cartão de crédito e convênio. Se você já paga isso em débito automático ou copiando e colando código de barras, sugiro que baixe uma das nossas planilhas gratuitas no linktree e anote lá os valores pagos, dia e como foi pago, imprima e anexe essa folha na pastinha. Caso ocorra algum problema, fica mais fácil de você localizar as informações que vai necessitar para provar que foi pago. Aqui também coloco o comprovante do pagamento do IPTU da casa.

Em reforma ficaram os comprovantes de tudo que gastei com a reforma e decoração da casa, principalmente se for algo que eu pretenda recomprar; nesse caso mantenho a notinha para saber códigos e onde comprei. É ótimo para avaliarmos o que foi gasto no passado e conseguirmos uma prévia do que vamos gastar na próxima

Em garantias mantenho as notas fiscais de produtos durante o tempo que elas cobrem o conserto ou troca. Após isso, jogo tudo fora (geralmente olho os documentos 1 vez ao ano, e nesse momento já destruo o que não tem mais necessidade)

Em manuais guardo por pelo menos 1 ano o manual de tudo que compramos em casa. Acho esse tempo bom para que possamos memorizar todas as funções de cada coisa que temos.

• Saúde

Aqui eu guardo resultados de exames e receitas de oftalmologista ou alguma outra especialidade, que devemos levar sempre quando retornamos para servirem de análise. Atualmente tenho duas divisórias para isso: uma com as minhas informações e uma com as do Victor. Outros exames guardo somente por 1 ano, até o retorno no médico ou caso ele solicite que eu mantenha por mais tempo. Sempre pergunto isso nas consultas para facilitar.

Carteirinha de Vacinação e a Carteira Internacional de Vacinação também ficam por aqui.

• Certificados

Aqui eu deixo todos os certificados, diplomas escolares, certificados de cursos de idiomas e qualquer outra coisa relacionada à educação, meu e do Victor. Caso seja necessário alguma informação, abrimos direto essa aba para procurar.
O Victor vai fazer faculdade esse ano e precisou enviar o Histórico Escolar dele,  foi facinho achar e super rápido também. 

• Documentos

Aqui eu deixo todos nossos documentos que não usamos no dia a dia, como CPF, RG, Certidão de Nascimento, Título de Eleitor, Carteira de Trabalho etc. Normalmente eu carrego comigo somente a minha Habilitação e a do Victor. Ele usa a Habilitação digital. O restante fica guardado em casa. Comprovantes de votação também ficam nessa aba, junto com o título de eleitor.

• Banco

Nessa aba eu coloco todos documentos que recebemos quando abrimos conta em banco físico, e caso receba alguma informação no momento da abertura da conta digital, também arquivo aqui.  Coloco aqui também os papéis que vem juntos com os cartões de crédito quando fazemos, se eles puderem prover alguma informação importante. Os telefones de contato ficam geralmente nos cartões, mas deixo salvo também no celular, para ter um acesso mais rápido.

• Trabalho 

Aqui arquivo as rescisões de empregos, tanto meu quanto do Victor. 

• Veículos

Aqui eu mantenho os documentos referentes à moto do Victor, como recibos de IPVA, documento da moto (que ele também usa digital) ou alguma outra informação referente à ela. Os recibos do seguro chegam em casa, e assim que ele paga eu coloco a data na fatura e mantenho juntas até o próximo pagamento.

• Pets

Aqui eu organizo os RGs dos doguinhos, exames por 1 ano e também a carteirinha de vacinação deles. 

~Validade dos documentos~

É super importante manter os recibos e comprovantes por um certo período, e cada documento tem seu "prazo de validade". Vou confessar que atualmente, pagando tudo pela conta digital, fica mais fácil rastrear os pagamentos e até solicitar junto ao banco os comprovantes, então eu acabo me desfazendo de muitos papéis antes da data estipulada.

Existem algumas contas que nos permitem ficar com pouco papel, digamos assim, como por exemplo convênio médico. Geralmente em Dezembro, na última fatura, vem escrito que os débitos do último ano foram quitados. Se você tem algum documento assim, basta guardar a fatura do mês de dezembro que já vale por todo o ano.

Confira abaixo a validade dos comprovantes de pagamento:

Fonte: Leis e Direitos

~E quando organizar?~

Todo mês de Dezembro aproveito as férias de recesso para dar uma geral na pasta de documentos e nas gavetas do escritório. Muitas vezes vamos jogando lá papéis que julgamos importantes mas que nunca mais usamos, e por ser mais prático e rápido, coloco tudo dentro das gavetas para arquivar no final do ano.

Antes de começar a arquivar qualquer papel da gaveta, dou uma geral nos comprovantes que já temos lá para ver se tem mais alguma coisa que precisa sair. Se a reposta for sim, picoto tudo e coloco no lixo, e logo após começo a organizar os papéis do ano vigente.

Virar o ano com tudo organizado virou muito mais que um hábito para mim; virou uma necessidade. Quando eu morava só com os dogs, já tinha muito papel acumulado, agora dobrou. Claro que cada um tem o seu sistema de organização, e não estou aqui para dizer que o meu é melhor, mas aqui na nossa família ele é funcional dessa forma. Caso alguém se sinta motivado a tentar, vai ver que dá certo.

~Descarte~

Geralmente eu pico os comprovantes na mão, bem pequenininhos, e coloco dentro do lixo normal. Nunca tive problemas com isso, pois onde moramos o caminhão de coleta tem dia e horário para passar. E na minha rua as pessoas tem o hábito de colocar o lixo para fora próximo à hora da coleta. 

Mas se você tem medo (e atualmente é justificável) de fazer dessa forma, pode também queimar os comprovantes na churrasqueira. Coloque os papéis lá e taque fogo. Não é o método mais interessante, até porque a fumaça e o cheiro são horríveis, mas se funciona para te trazer um pouco de paz, manda brasa.

Fonte: Freepik

~Tudo organizado. E agora?~

Uma pastinha organizada cabe em todo lugar, não é verdade. Não é tão difícil assim de guardar. Eu optei por deixar em uma caixa de madeira que fica dentro do box da cama. Nessa caixa também existe uma pasta com memórias (cartas, ingressos de shows, lembranças que peguei do meu pai etc.). Quando precisamos basta pegar a pasta, abrir a aba que abriga os documentos necessários e voilá .... sem stress e nem demora. Nada compra minha paz e ultimamente quanto mais eu puder agilizar as coisas, melhor vai ser.

E ai, consegui te ajudar um pouquinho? Deixa aqui nos comentários como você costuma organizar seus documentos, e segue a gente no pinterest, porque lá eu sempre compartilho dicas legais de organização para facilitar seu dia a dia.

Até a próxima!!!!